10 000 заміток в Evernote: секрети продуктивності Кріса О’Ніла

досягнення максимальної продуктивності Кріса ОНілла

Тематичні дні, мінімум нарад і роботи з електронною поштою — ось що допомагає главі Evernote зберігати максимальну продуктивність.

В моєму акаунті Evernote понад 10 000 нотаток — від списків справ, цілей і матеріалів для зборів до рахунків і дитячих творінь. Це може здатися справжнім кошмаром, але я зрозумів, як зробити так, щоб все це працювало мені на користь.

Зрештою, це була би ганьба для мене, якщо б я не зміг. Моя робота як генерального директора Evernote — допомагати іншим справлятися з інформаційним перевантаженням і економити більше часу. Ось кілька способів, які я відкрив для себе, щоб залишатися організованим і продуктивним як в Evernote, так і взагалі.

Призначати тему для кожного робочого дня

Так легко потонути в нескінченному вирі електронних листів і зобов’язань. Щоб не потрапити в цю пастку, я кожен день призначаю «тему», на якій буду концентруватися.

Понеділки присвячені бізнес-турботам Evernote. Як правило, це включає в себе щотижневі зустрічі з керівниками та один-на-один з командою, на яких я допомагаю вирішувати проблеми, просуватися вперед і обговорюю ідеї про те, як впроваджувати інновації або працювати ефективніше.

По вівторках ми проводимо щотижневі загальні збори, в яких за допомогою відеозв’язку беруть участь в тому числі наші іноземні офіси. Ці зустрічі присвячені обговоренню досягнень співробітників, також вони допомагають нам бути на одній хвилі в тому, що стосується стратегії і довгострокової місії.

Середовища зарезервовані під питання маркетингу і нашої роботи на ринку. Нам пощастило, тому що Evernote здебільшого зростає органічно, завдяки передачі інформації з уст в уста. Зазвичай я присвячую середовище планування тому, як використовувати зворотний зв’язок від користувачів. Наприклад, в минулому році наші користувачі Android дуже активно висловлювали бажання використовувати функцію сканування відбитків пальців, тому ми визначили її в якості пріоритету в дорожній карті і реалізували це. Це був проект середовища.

Мої четверги поділені між продуктом і рекрутингом. У цей день я, як правило, більш глибоко поринаю в дорожню карту продукту і вивчаю наші поточні успіхи. Ми активно набираємо співробітників з різними функціями і з різних регіонів, тому в четвер я також проводжу зустрічі з кандидатами і командою з рекрутингу, щоб забезпечити плавний процес найму і вливання в команду новачків.

І, нарешті, по п’ятницях я роблю все, що не було зроблено раніше протягом тижня. А після обіду в п’ятницю я обмірковую те, що сталося на тижні, а також готуюся до того, що повинно відбутися на наступному.

Звичайно, я знаю, що час від часу мені доведеться відступати від розкладу — це неминуче. Але тематична організація тижня принаймні дає мені план, якого можна дотримуватися.

Планування та визначення пріоритетів

У мене є, здається, дев’ять різних календарів Google (звичайно ж, інтегрованих в Evernote), які відображають різні сфери життя: якісь з них призначені для роботи, якісь- для подорожей і моїх особистих обов’язків, є також ті, які присвячені спортивному розкладу моїх дітей.

Я налаштував свої робочі календарі з урахуванням квартальних цілей — як своїх, так і моєї команди. Таким чином я бачу, що маю вплив на довгострокову перспективу. Також це допомагає переконатися, що у мене достатньо часу для досягнення того, що я і моя команда запланували робити день за днем.

Не дозволяйте електронним листам диктувати вам робочий графік

Як правило, я не обтяжують себе перевіркою електронної пошти вранці. Замість цього я звертаюся до свого списку справ, який пишу напередодні. Цей список включає в себе три пріоритету дня, в порядку важливості. Я намагаюся вирішити найскладнішу проблему, яка вимагає енергії і творчості в першу чергу.

Кажуть, що вхідні електронні листи — це список справ, який склали для вас інші люди, і я відчуваю, що це безумовно так. Я намагаюсь перевіряти свою електронну пошту всього два рази в день, використовуючи для цього модифіковану версію методу Getting Things Done (GTD). Я також налаштував автоматичні фільтри, щоб передавати електронні листи у відповідні папки.

У мене є два простих правила для роботи з електронною поштою:

  • Якщо це займає дві хвилини або менше, я реагую відразу
  • Все інше я доручаю комусь іншому в своїй команді або відправляю в аккаунт Evernote, щоб зайнятися цим пізніше. В інших випадках я просто архівую лист.

Я виявив, що робота з електронною поштою протягом дня приносить в мій розклад більше хаосу, ніж мені потрібно.

Зведіть наради до мінімуму

Мої команди раніше збирали наради кожні два тижні з десятками людей, але я зрозумів, що це марна трата часу для кожного. Тепер я обмежую зустрічі до восьми чоловік і дотримуюся політики «ні порядку денного, ні присутності»: якщо приймаюча сторона не має попереднього порядку денного, який дає зрозуміти, для чого призначена зустріч і що їм потрібно, я не беру участі. На зустрічах, які я відвідую, неодмінно повинен бути стенографіст, який зробить замітки і запише прийняті рішення.

Для мене ці взяті разом підходи працюють, але всі люди різні. Тим не менш, я вважаю, що немає такої речі, як продуктивна або непродуктивна людина — є тільки методи, які покращують ефективність роботи, або ні. І головне — знайти правильну для вас комбінацію.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Найкраща подяка автору за статтю - репост в соцмережах!

(Оцінок ще немає)

Залишити коментар

avatar
  Subscribe  
Повідомити про